מעסיקים ובעלי עסקים רבים מתמודדים בקושי רב עם העומס והנטל המונח על כתפיהם, ונאלצים לתמרן בין פיתוח הפעילות העסקית וקידום העסק, לצד ההתנהלות מול העובדים בהתאם לדרישות החוק, תוך שמירה על זכויותיהם הסוציאליות, מעקב אחר שעות העבודה והימנעות מאפשרות לפגיעה שתוביל להסתבכות.
חברת עוקץ מערכות בע”מ מציעה מגוון מוצרים מתקדמים לניהול עובדים, החל משעוני נוכחות המותאמים לעידן הקורונה, תוכנות המפיקות תלושי שכר, תוכנות המסדירות את חובת הדיווח והתשלום הפנסיוני וכן תוכנות לניהול משאבי אנוש שמייעלות תהליכי עבודה ומצמצמות את חשיפת המעסיק לתביעות מצד העובדים.
“יש לנו מספר מוצרים המייעלים תהליכים הקשורים לניהול עובדים ומתורגמים לחיסכון לא מבוטל במשאבים”, מספר חיים מולכו, בעל החברה. “יש לנו סוגים של שעוני נוכחות, בהם דיווח באמצעות טביעת אצבע, באפליקציה ואף שעון המופעל בטכנולוגיית זיהוי פנים. מאז שהקורונה נכנסה לחיינו, הבחנו בשינוי מגמה בתחום שעוני הנוכחות. מכיוון שהעובדים מקפידים על סטריליות ואינם ששים להניח אצבע על הצג, נוצר צורך בשעון שאינו מערב מגע. אנו רואים גם עלייה בביקוש לשעוני נוכחות לפי זיהוי פנים ללא כל צורך במגע. אלה מכשירים מדויקים שיודעים לספק זיהוי חד ערכי של הפנים. בנוסף, ניתן גם להכניס למערכת הגדרות, כמו שעות שבהן רשאי כל עובד רשאי להיכנס. אפשרות נוספת שהיינו בין הראשונים להעניק ללקוחותינו היא דיווח באמצעות אפליקציה. גם כאן המעסיק יכול להגדיר מהיכן ניתן לדווח על הגעה או תחילת עבודה, לדוגמה מטרים ספורים מהמשרד, וניתן לסנכרן זאת עם ה-GPS שבמכשיר הסלולרי”.
הוא מוסיף כי ישנה אפשרות לרכוש את שעוני הנוכחות בלבד, אך מומלץ להשתמש במערכת הניהול שמשלבת את כל הפתרונות לעסק במקום אחד. “לאחר שהעובד מדווח על שעות העבודה שלו באחד משעוני הנוכחות, הנתונים מגיעים ישירות לתוכנה שמנהלת את הסכם העבודה שנתחם איתו, לאחר שמוגדרים בה נתונים כמו אורך ההפסקות, ימי מחלה, מספר שעות עבודה, תעריף שעות נוספות ועוד. בסופו של דבר תוכנת השכר מפיקה אוטומטית את תלוש המשכורת של העובד”, אומר חיים.
לדבריו, להפקה האוטומטית של תלוש המשכורת, יש יתרונות רבים מול השיטה המסורתית שבה חשב השכר מקליד בעצמו את הנתונים ואת שעות העבודה. “כשהנתונים מוקלדים ידנית, באופן טבעי מתרחשות טעויות, במיוחד כשחשבי השכר מקלידים נתונים של עובדים רבים”, הוא אומר, “המערכת משיגה רמת דיוק גבוהה של דיווח להבדיל מהקלדות ידניות במהלכן לעתים מעגלים את שעות העבודה, בין אם לטובת העובד או המעסיק. המערכת שלנו מדייקת ומייעלת את תהליך העבודה וחוסכת למעסיק זמן יקר. יש חברות שבהן השעונים מעבירים רק את שעות הנוכחות, בעוד שאנו מחשבים פרמטרים נוספים המספקים לחשבים את התמונה בשלמותה, כמו למשל כמה שעות עבודה יומיות עבד העובד לצורך חישוב שעות נוספות”.
ומה בנוגע לדיני עבודה?
חיים מוסיף כי המערכות מעניקות מענה גם בתחום הרגיש של דיני עבודה. “מנהלי המחלקות השונות שמגייסים ומפטרים אינם בהכרח בקיאים ברזי החוק”, הוא אומר, “אי הידיעה באשר לדברים שמותר לומר במהלך ראיון עבודה או במהלך שימוע לפני פיטורין, עלול להוביל להגשת תביעות. למערכת עוקץ ישנם פרוטוקולים מסודרים לכל הליך והליך שעובר העובד והיא מהווה מעין טיפול מונע לבעיות משפטיות”.
הוא מציין כי רוב התביעות נגד מעסיקים עוסקים בפיטורים ובהליך שימוע, והמערכות שעוקץ מספקת נצמדות לנהלים ולחוקים. “נוסף להליך השימוע, המערכת מגנה על המעסיק גם בעת גיוס עובדים. היא מיידעת את המראיין בדבר נושאים שאסור להעלות ושאלות שאסור לשאול את המרואיין”, אומר חיים, “כמו כן, רבים אינם יודעים שלמעסיק ישנה חובה חוקית לדווח למועמדים שהתראיינו לתפקיד מסוים על כך שלא נבחרו, וזאת תוך שבועיים מקבלת העובד הנבחר לתפקיד. אנחנו עושים זאת באוטומציה מלאה באמצעות הודעות SMS שנשלחות למרואיינים שלא התקבלו לתפקיד”.
