קרה לך לאחרונה שקיבלת לביקורת מאזן בוחן לא מאוזן ?
מדוע המאזן בוחן לא מתאזן ?
ניקח לדוגמא שגיאה פעוטה של מנהח”ש בקליטת תאריך התנועה. בתוכנה שנתית – בקושי יש לכך השפעה. אבל בתוכנה רב-שנתית – צד החובה של התנועה עלול להיות בשנת אחת, וצד הזכות בשנה אחרת . התוצאה: הנהלת החשבונות השנתית לא מאוזנת.
שמעת על לוקה פאצ’ולי האיטלקי ? לא…, זה לא החלוץ המרכזי של אינטר… ובכן, הוא היה נזיר, שלפני כ-500 שנים ניסח את עקרונות הנהלת החשבונות הכפולה. הבסיס להמצאה גאונית זו, שלא נדרשה לשינויים מאז ועד היום, הוא: חובה = זכות. מעניין מה היה חושב הנזיר לוקה לו ראה את הנהלת החשבונות של היום – מחשבים מתקדמים, תוכנות E.R.P. משוכללות – ממש מדע דימיוני ! אבל רגע … החובה לא שווה לזכות ?!
למרבה הצער יש עוד חדשות רעות. הדוגמא של שגיאה פעוטה בתאריך התנועה היא רק קצה הקרחון. לצידה קיים מגוון רחב של שגיאות, בתוכנות הרב-שנתיות, שיכולות למרר למבקר את החיים.
טוב. אז מה עושים עכשיו ? חוזרים לעבוד עם תוכנות ה-DOS ? מחפשים רק מנהח”ש עם הבנה וניסיון מופלגים, ושכר בהתאם ?
לא. אפשר להסתדר עם הקיים. אבל צריך להתגונן. חייבים לנקוט בנוהלי עבודה נכונים, שימנעו את הפעלת מוקשי הביקורת.
על בסיס ניסיון עצום עם מאות מבקרים באלפי תיקי ביקורת (*), ולאחר ניתוח כל שטות אפשרית (כמעט) – הן בתיכנון ההנדסי של תוכנות רב-שנתיות, והן בתיפעולן ע”י מנהח”ש – להלן תמונת המצב המלאה: היכן טמונים המוקשים, וכיצד להתגונן בפניהם.
בשלב התחלת שנה חדשה
- אין לקלוט ‘יתרות פתיחה’ בשנה החדשה. הן ‘מתגלגלות’ אוטומטית משנה קודמת.
קליטת יתרות הפתיחה בשנה חדשה, מתוך הרגלי העבודה עם התוכנה השנתית הישנה, תגרום ליתרות פתיחה כפולות בהנהח”ש, ובעקבות זאת ליתרות סגירה שגויות !
בשלב העבודה השוטפת
- אין לקלוט במנה אחת תנועות של שנים שונות. קליטת ‘מסמכים בפיגור’ – תמיד במנה נפרדת.
חשבונית ספק מסוף שנה קודמת התקבלה באיחור. לקליטתה באותה המנה של מסמכי תחילת השנה השוטפת פוטנציאל גדול לשגיאה בתאריך. התוצאה: התנועה תעלם משנת המס הנכונה !
- קליטת ‘תנועות חד צידיות’ – רק כשאין ברירה. בקליטתן, לוודא בשבע עיניים שתאריכי כל השורות בתנועה זהים.
בתוכנות המאפשרות קליטת ‘תנועה חד-צידית’, התאריך נקלט ברמת שורה בתנועה, ולא ברמת כל התנועה. זוהי הסיבה המרכזית למאזן בוחן לא מאוזן !
- בעת סגירת מנה – לוודא שהתנועות בתוך המנה מאוזנות ברמה של שנת המס, ולא רק ברמה הגלובלית של המנה.
אין לסמוך על כך שהתוכנה אוכפת מנה מאוזנת. אם יש במנה תנועות של שנים שונות, התוכנה לא אוכפת איזון ברמה של שנות המס השונות בתוך המנה !
- אין לבצע ‘עדכון תנועות מהקובץ הקבוע’. אם קיים אילוץ – אסור בתכלית לשנע תאריך משנה לשנה.
במסגרת עידכון תנועות ב’קובץ הקבוע’, שינוי התאריך המקורי של התנועה: א) מהשנה המבוקרת לשנה הקודמת – ייצור רטרואקטיבית תנועה חדשה בשנה הקודמת, שדוחותיה הכספיים כבר הוגשו. ב) מהשנה הקודמת שכבר דווחה לשנה המבוקרת – יגרום לאותה התנועה להיכלל בדוחות הכספיים של שתי השנים !
(*) משתמשי התוכנה ‘מבקרת המדינה’
- אין להגדיר ‘חשבון בלתי פעיל’. ההגדרה עלולה לצנזר אותו גם בשנים בהן כן היה פעיל !
חשבון המוגדר כ”בלתי פעיל” לא נכלל בהדפסת הכרטסת, בקובץ האחיד, וכו’. אם התוכנה מחילה את הגדרת ה”בלתי פעיל” ברמה רב-שנתית – החשבון יצונזר מהקובץ האחיד והכרטסת גם בשנים בהן היה פעיל !
- אסור לבצע רה-אירגון באינדקס החשבונות. זה יוצר רה-בילגון.
ללקוח (או ספק, עובד, הוצאה, וכו’) קיים חשבון באינדקס. א) השנה פתחו לו חשבון חדש עם מפתח (קוד מספרי או מילולי) אחר. ב) השנה הוא איננו פעיל. על כן החליטו להשתמש בחשבון זה עבור לקוח (ספק, וכו’) אחר. התוצאה: בלאגן! לא רק בהנהח”ש עצמה, אלא במיוחד בביקורת !
בשלב העברת השנה שהסתיימה לרו”ח המבקר
- אין לבצע לשנה המבוקרת ‘סגירת שנה’, לפני הפקת הקובץ האחיד.
בתוכנות מסויימות, ‘סגירת שנה’ מאפסת את הכרטיסים התוצאתיים לכרטיס עודפים, באמצעות תנועות יומן אוטומטיות ב’קובץ הקבוע’. תנועות אלה נכללות בקובץ האחיד שעובר לביקורת ולמס הכנסה. התוצאה: יתרה אפס לכל הכרטיסים התוצאתיים!
- לפני שמעבירים את החומר לביקורת, חובה להפיק מאזן בוחן תנועות, לחתך התאריכים המדוייק של השנה המבוקרת (31.12 – 1.1.), ולוודא שהמאזן בוחן מאוזן. אם לא – על הנהח”ש לאתר את התנועות הלא מאוזנות, ולתקן אותן.
על מי מוטלת המשימה לאזן מאזן בוחן לא מאוזן ? הזוהי משימה של הביקורת, או שה’סדר וניקיון’ הם באחריות הנהח”ש – הרו”ח המבקר חייב להחליט !
- לאחר העברת החומר לביקורת: אין לקלוט תנועות לשנה שהסתיימה, ואין לעדכן תאריך ב’קובץ הקבוע’. אם קיים אילוץ – לבצע זאת רק לאחר אישור הרו”ח המבקר. מיד אחר כך – להעביר לרו”ח קובץ אחיד, או מאזן בוחן, חדש.
המטרה: למנוע סכנה של אי התאמה בין הספרים, לבין הדוח הכספי המבוקר !
בשלב שלאחר סיום הביקורת
- חובה לקלוט את הפעולות הנוספות של ביקורת השנה שהסתיימה.
יש לקלוט אותן עם תאריכי השנה המבוקרת (שהסתיימה). לא עם תאריכים של השנה השוטפת.
אי קליטת הפעולות הנוספות בהנהח”ש תשבש את יתרות השנה הבאה ! קליטתן בשנה השוטפת, במקום בשנת הביקורת שהסתיימה, תשבש את נתוני השנה המבוקרת הבאה !
- לפני ‘סגירת השנה’, על הרו”ח המבקר לוודא שבהנהח”ש – הגדרת כל חשבון כ’מאזני’ או כ’תוצאתי’ היא אכן נכונה.
חשבון ‘תוצאתי’ שהוגדר שגוי ע”י מנהח”ש כ’מאזני’ – יקבל בשנה הבאה יתרת פתיחה! ולהיפך, חשבון ‘מאזני’ שהוגדר בטעות ‘תוצאתי’ – יתרת הפתיחה שלו תתפוגג !
- את ‘סגירת השנה’ רצוי לבצע רק לאחר קליטת הפעולות הנוספת של הביקורת.
אם קיים אילוץ ל’סגירת שנה’ לפני הפעולות הנוספות – חובה לבצע סגירת שנה חוזרת לאחר הפעולות הנוספות.
‘סגירת שנה’ לפני הפעולות הנוספות מייצרת יתרת עודפים שגויה, ויתרות פתיחה לכרטיסים תוצאתיים!
- לאחר ‘סגירת השנה’ יש להוציא לה מאזן בוחן, ולהשוות בינו לבין היתרות הסופיות המתקבלות מהרו”ח המבקר.
אם יש אי התאמה – לפנות מיידית לרו”ח המבקר ולבקש את עזרתו.
המטרה: לוודא התאמה בין ספרי השנה המבוקרת, לבין הדו”ח המבוקר. הסכנות: לא קלטו פעולות נוספות, קלטו אותן בצורה שגויה, קלטו תנועות אחרי העברת החומר לביקורת, בוצעה ‘סגירת שנה’ בעיתוי לא נכון, וכו’.
הכותב הינו מנכ”ל חברת ביקורת בונה בע”מ (יצרנית תוכנת הביקורת‘מבקרתהמדינה‘)
