ישנם מספר סוגי שגיאות נפוצות שעולות במסגרת ההיזונים כאשר אתם מדווחים במבנה אחיד עבור עובד חדש שהתחיל לעבוד אצלכם, מבצעים עבורו בפעם הראשונה דיווח והכספים לא נקלטים עבורו בקופה, עולה השאלה מי אחראי לטפל בשגיאות הנ”ל , האם המעסיק ? הקופה ? הסוכן ? העובד ?
במאמר זה אנסה לעשות סדר בנושא כיוון שאנחנו נתקלים בלא מעט פעמים שהקופות מעבירות את האחריות של כל השגיאות הנ”ל למעסיק (כפי שהיו רגילות לעשות בתקופת טרום המבנה האחיד ) אך במסגרת המבנה האחיד הוגדר באופן מפורש מה האחריות של כל אחד מ”השחקנים ” הקיימים בשוק הפנסיוני .
שגיאות שהן באחריות הקופה :
- אין קופת ביטוח לעובד תחת המעסיק
- אין קרן פנסיה לעובד תחת המעסיק
- אין קופת גמל לעובד תחת המעסיק
- אין קרן השתלמות לעובד תחת המעסיק
- הפקדה להצעה שטרם הושלם בגינה תהליך הפקת הפוליסה/חשבון
- לא ניתן לקלוט הפקדה בשל אי השלמת מסמכיםשגיאות שהן באחריות המעסיק
(הכוונה שהמעסיק צריך לבצע בקרה שוטפת וליידע את העובד שעליו להמשיך טיפול מול הקופה): - הפקדה לתכנית מבוטלת
- הפקדה לתכנית מסולקת
- אין הסכם לעמית בקרן ותיקה מול המעסיק
- ת.ז לא קיימת/שגויה
הסבר:
- ההבדל בין השגיאות שבאחריות הקופה לבין השגיאות שבאחריות המעסיק הוא “מבחן הלקוח ” כלומר ככל שהעובד הינו לקוח של הקופה ( כלומר התוכנית שאליה דיווחתם קיימת ופעילה לעובד) אזי האחריות הטיפול היא של הקופה אחרת האחריות עוברת אל המעסיק.
- כאשר האחריות היא של המעסיק זה כמובן לא אומר שהמעסיק צריך לטפל בנושא מול הקופה, מה שזה אומר שעל המעסיק חלה חובה לבצע בקרה שוטפת וליידע את העובד שעליו לטפל בנושא בהקדם מול הקופה ובסיום הטיפול לעדכן אותו .
הכל מתחיל ונגמר בתהליך תקין של קליטת עובד חדש למקום העבודה, אז איך אנחנו מונעים את השגיאות הנ”ל ?
לפני כחודשיים עוקץ פנסיה השיקה פתרון לבעיה הספציפית הנ”ל, כאשר עובד חדש מגיע למקום העבודה, באזור האישי של המעסיק בפורטל עוקץ פנסיה ניתן להגיש בקשה למידע לגבי פרטי הקופות של העובד כל זה בלחיצת כפתור ועד 4 ימי עסקים תקבלו את נתוני הקופות של העובד החדש
מה כוללים הנתונים ?
- תאריך הפקדה אחרון ( לצורך המידע האם קופה פעילה או לא לטובת עמידה בצו הרחבה לפנסית חובה עבור מועד ההפקדה הראשונה )
- פרטי הקופה ( ח.פ , קוד באוצר )
- פרטי חשבון בנק של הקופה
- שיעור הפרשה הקיים לרכיב פיצויים ( האם 8.33% או לא )
במידה והעובד החדש אומר לכם שאין לו קופה ישנן שתי אפשרויות :
- שיצטרף לקופה ויעביר לכם את פרטי הקופה באמצעות נספח ה1 ( ראו מאמרים שלי בנושא טופס זה)
- במידה והעובד לא מעביר לכם נספח ה1 או לא מעביר לכם הוראות לאיזה קופה עליכם לדווח והגיע המועד בו אתם צרכים לדווח עבורו אזי יש לדווח לאחת מארבע קרנות פנסיה ברירת המחדל : מיטב דש , הלמן אלדובי , פסגות או אלטשולר שחם ( ראו מאמרים שלו בנושא קרנות ברירת מחדל )
חשוב להדגיש
- תהליך הבקרה עבור השגיאות שבאחריות המעסיק עוקץ פנסיה עושה עבורכם וכך היא שומרת על זכויות העובדים שלכם ונותנת לכם (למעסיק) הגנה בכך שהוא עומד בחובתו לבצע בקרה שוטפת
- תהליך הבקרה בעוקץ פנסיה מבוצע באופן אוטומטי ע”י אלגוריתם ייחודי שפותח במחלקת הפיתוח של עוקץ פנסיה ואינו משאיר מקום לטעויות כל שכל עוד העובד לא סיים טיפול הבקרה תמשיך וזאת עד לסיום הטיפול וקליטת הכספים בקופה של העובד.
- הבקרה מבוצעת תוך 7 ימי עסקים מרגע הדיווח!!
- ניתן לראות שכלל שתהליך קליטת העובדים יהיה מסודר אזי כך תשמרו על זכויות העובדים ,תגנו על המעסיק ולא פחות חשוב תתנו לעובד חוויה נעימה בקבלתו למקום עבודה חדש.
שיהיה לכולם תהליך קליטת עובדים מהנה , פשוט ומוצלח!
