אחת התופעות השכיחות שהיו במהלך שנת הקורונה הייתה הוצאת עובדים רבים לחופשה ללא תשלום כאשר היו לא מעט עובדים שיצאו לחל”ת והוחזרו מחל”ת בתאם לגלי הסגרים, בנוסף חלק מהעובדים אף פוטרו, תופעה קיצונית זו יצרה לא מעט כאבי ראש בדיווח לקופות וזאת כיוון שעובדים שלא עבדו באותו חודש שכר ישנה חובה לדווח אותם לקופה בשדה “סטטוס עובד בחודש משכורת ” – חופשה ללא תשלום, לא מעט פעמים נתקלנו במצבים בהם מעסיקים לא מדווחים את העובדים הנ”ל בכלל באותו חודש ואף לא מודעים לכך מה שיצר מצב שלאחר מספר חודשים פתאום העובד מקבל מכתב מהקופה על כך שקיים חוב עבורו כיוון שהמעסיק לא שילם ודיווח באותם חודשי שכר המופעים במכתב החוב אך בפועל המעסיק לא היה צריך לשלום עבורו כיוון שהעובד היה בחל”ת באותם חודשי שכר אך המעסיק היה חייב לדווח בקובץ האחיד שהעובד נמצא בחל”ת.
הבעיה קיימת גם כאשר עובד סיים לעבוד והמעסיק לא דיווח את אותו עובד בשדה “סטטוס עובד בחודש משכורת ” – עזיבת עבודה מה שגרר לאחר מספר חודשים קבלת מכתב חוב אצל מעסיק למרות שהעובד כבר סיים לעבוד אצלו ובגין חודשי השכר המופיעים במכתב החוב העובד כבר לא היה זכאי להפרשות תחת מעסיק זה אך הקופה לא ידעה על כך.
כמובן ישנם עוד סטטוסים בהם עובד לא עבד באותו חודש ועליכם לדווח בהתאם במבנה האחיד
מדוע חובה לדווח את העובד גם אם לא עבד ?
המשמעות היא שקרן הפנסיה תעדכן זאת באופן אוטומטי אצלה, בקרן הפנסיה ישנם רכיבים ביטוחים מעבר לצבירת החיסכון כגון ביטוח למקרה מוות ולמקרה נכות (אובדן כושר עבודה) לכן קרן הפנסיה במקום להוציא מכתב חוב למעסיק היא תבצע גביה עבור שימור אותם רכיבים ביטוחים מתוך הצבירה של העובד בקרן הפנסיה, בקרן הפנסיה הזכויות נשמרות באופן אוטומטי ל 5 חודשים ( בתקופת הקורנה ישנה החרגה ל 12 חודשי שכר) ,בביטוח מנהלים מדובר על 3 חודשים אבל כאן זה קצת יותר מורכב ונדרשת לרוב התערבות של העובד בנושא, בכל מקרה המלצתי היא שכל עובד ייצור קשר עם הקופה ו/או סוכן הביטוח שלו לקבלת ייעוץ.
התופעה הנ”ל קיימת גם בימי שגרה , אצל מעסיקים עם תחלופת עובדים ו/או עובדים עונתיים היא קיימת בעוצמה יותר גבוהה מאשר מעסיקים עם תחלופה של עובדים נמוכה.
מסקנה : ככל שעובד לא עבד באותו חודש יש לדווח אותו בקובץ הדיווח בהתאם לסטטוס בו היה וזאת עד לדיווח אחרון כאשר העובד סיים לעבוד ואז מדווח לו “עזיבת עבודה”
איך אפשר למנוע את הבעיה השכיחה הנ”ל שעובדים לא מדווחים כלל למרות שהיו צרכים להיות מדווחים בקובץ האחיד ?
פתרון מבית עוקץ פנסיה – הסוף למכתבי חוב ! קבלת התראה בזמן אמת על אי דיווח של עובדים
כאשר מעסיק מעלה אצלנו את קובץ הדיווח וככל שישנם עובדים לא מדווחים למרות שהיו צרכים להיות מדווחים תשלח לו התראה עוד באותו רגע! התראה כוללת הסבר וכן טבלה עם פרטי העובדים שיש לדווח, כל מה שהמעסיק יצטרך לעשות זה פשוט לדווח את אותם עובדים וכך יימנע לא מעט כאבי ראש, ישמור על זכויות העובדים ועל חובתו כמעסיק לדווח באופן תקין כל חודש.
שיהיה לכולם חזרה לשגרה מוצלחת וכמובן דיווח אחיד קל תקין ומהיר !
