ריבוי סוגי השגיאות יוצרים כשל בשוק הדיווח. ישנן שגיאות שהטיפול בהן ע”י המעסיק ו/או הקופה לא מתבצע בזמן אמת, מה שיכול לגרום למספר רב של בעיות – כגון החזרת הכספים ע”י הקופה למעסיק. מצב שעלול לגרור אף להפיכת התוכנית למסולקת, כלומר ללא מרכיב ביטוחי. החדשות הטובות הם שיש לנו פתרון גם לזה..
במאמרים קודמים שלי התייחסתי לא מעט לסוגי השגיאות הקיימות במבנה האחיד כאשר סוגי השגיאות מתחלקות לשניים , שגיאות ברמת ההפקדה לקופה , שגיאות אלה מתייחסות לכל מה שקשור לנושא התשלומים לקופות השונות, בעיות נפוצות הן תשלום לא אותר בחשבון יצרן, חוסר תשלום ביחס לסך הכספים שדווחו, סה”כ סוגי שגיאות קיימות ברמת הפקדה לקופה 41 , בגרסה 3 שאמורה להיכנס לתוקף ב 25/06/2020 יהיו סה”כ שגיאות ברמת הפקדה לקופה 52.
החלק השני של סוגי השגיאות הם ברמת רשומה , שגיאות אלה מתייחסות לדיווחים ברמת עובד , קופה ורכיב הפרשה , בעיות נפוצות הן ת.ז לא קיימת/שגויה, הפקדה לתוכנית מסולקת, אין קרן פנסיה לעובד תחת המעסיק, הפקדה להצעה שטרם הושלם בגינה תהליך הפקת הפוליסה/חשבון, חוסר ברכיב אבדן כושר עבודה, סה”כ סוגי שגיאות קיימות ברמת רשומה 57 , בגרסה 3 שאמורה להיכנס לתוקף ב 25/06/2020 יהיו סה”כ שגיאות ברמת רשומה 86.
ניתן לראות שמדובר בלא מעט שגיאות, על מנת לטפל בכל אותן שגיאות בצורה המהירה ישנן שתי דרישות בסיסיות:
1.ידע מקצועי נרחב בכל מה שקשור במבנה האחיד
2.לקבל את המידע על השגיאות בזמן אמת , באופן מסודר וממוקד
רקע:
כתוצאה מריבוי סוגי השגיאות נוצר כשל בשוק הדיווח שישנן שגיאות שהטיפול בהן אם ע”י המעסיק ואם ע”י הקופה לא מתבצע בזמן אמת, מה שיכול לגרום למספר רב של בעיות – כגון החזרת הכספים ע”י הקופה למעסיק. כתוצאה מכך שלעובד לא קיימת תוכנית בקופה הנ”ל, שליחת מכתב חוב לעובד כיוון שלא הופקדו לעובד הכספים בתוכנית שלו כתוצאה מכך שהקופה לא איתרה את הכסף, מצב שעלול לגרור, תוך מספר חודשים, להפיכת התוכנית למסולקת, כלומר ללא מרכיב ביטוחי.
הפתרון:
מחלקת הפיתוח בעוקץ פנסיה השיקה לפני כשלושה שבועות מודול התראות + הנחיות לביצוע בזמן אמת.
מודול זה עונה על שתי הדרישות הבסיסיות הרשומות מעלה כאשר הנחיות לביצוע נותן מענה לסעיף 1 ומודול התראות בזמן אמת נותן מענה לסעיף 2.
המודול הנ”ל מחולק לשניים :
חלק ראשון: אחת לשבוע נשלח מייל למעסיק באופן אוטומטי מהמערכת של עוקץ פנסיה, במייל הנ”ל ישנה טבלה הכוללת בין היתר את פרטי הקופה, פרטי העובד, חודש שכר, סוג השגיאה , פרטי השגיאה והנחיה לביצוע
המייל הנ”ל נשלח למעסיק רק אם קיימות שגיאות בטיפול שלו.
חלק שני: אחת לשבוע נשלח מייל לקופה באופן אוטומטי מהמערכת של עוקץ פנסיה, במייל הנ”ל ישנה טבלה הכוללת בין היתר את פרטי הקופה, פרטי העובד, חודש שכר, סוג השגיאה, פרטי השגיאה והוראה מפרשת לטפל בשיוך הכספים.
המייל הנ”ל נשלח לקופה עבור שגיאות אשר נמצאות בטיפול שלה.
לאחר שלושה שבועות ניתן להגדיר את המערכת כהצלחה אדירה וכספים שלא היו משויכים לתוכניות העובדים במשך חודשים ואף היו מוחזרים למעסיק לפני המערכת הנ”ל , היום משויכים לתוכניות של העובדים גם לאחר שעה !!!
לסיכום: כיוון שהעולם הפנסיוני הוא עולם מורכב ודינאמי לא יהיה ניתן לעולם להימנע משגיאות בדיווח, אך בעזרת פתרונות טכנולוגיים נוכל להגיב בזמן אמת ולפתור את הבעיה באופן מידי.
בכתבה הבאה: אתייחס לאישורים עבור רו”ח שתוכלו להפיק באופן מהיר וקל עבור שנת 2019.
מאת: ירון הרן – מנכ”ל עוקץ פנסיה
