אחד מהגורמים השכיחים ביותר לכך שכספים לא נקלטים באופן אוטומטי הינו דיווח לא תקין בבלוק “פרטי העברת כספים” במבנה האחיד, במאמר זה אסביר לגבי חשיבות בלוק זה וארשום מספר דגשים למניעת עיכוב בקליטת הכספים בקופות העובדים ואף החזרת הכספים למעסיק כתוצאה מדיווח לא תקין בבלוק זה.
רקע:
על מנת שהקופה תוכל לאתר את הכספים שאתם העברתם במקביל לדיווח בגין ההפרשות הפנסיוניות לעובדכם נוצר צורך לעדכן בדיווח את פרטי התשלום שהועברו לקופות ולכן נכנס בלוק זה לדיווח במבנה האחיד.
להלן אפשרויות ביצוע התשלום לקופות:
תשלום באמצעות שקים – ניתן להמשיך להשתמש באמצעי תשלום זה עד 01/09/2020 רק עבור מעסיקים המעסיקים פחות מ 10 עובדים ומפקידים , לכל היותר , לקופות הגמל של עובדיהם 10,000 ₪ בחודש, אמצעי תשלום זה אינו מומלץ.
תשלום באמצעות העברה בנקאית – המעסיק מפיק קובץ תשלומים ממערכת השכר, נכנס לחשבון הבנק שלו ומבצע את התשלום.
תשלום באמצעות מס”ב – המעסיק מפיק קובץ תשלומים למס”ב ממערכת השכר, נכנס למס”ב ומבצע את התשלום.
סליקה כספית באמצעות לשכת שירות (חברת התפעול) – המעסיק מדווח קובץ במבנה אחיד באמצעות חברת התפעול הפנסיוני , חברת התפעול מעלה את קובץ התשלומים לפורטל של מס”ב , המעסיק מאשר את התשלומים והדיווח מתבצע לקופות ישר לאחר מכן , זו האפשרות היחידה כרגע שהתשלום מתבצע ביחד עם הדיווח.
בעיה:
התשלום לרוב מתבצע בנפרד מהדיווח מה שיכול לגרום ללא מעט טעויות כתוצאה מכך שחסרים פרטים או שעודכנו פרטים לא נכונים , כל זה יוצר עיכוב בקליטת הכספים בקופות העובדים ואף החזרת הכספים למעסיק.
הפתרון:
על מנת להציג את המידע בבלוק זה כנדרש בתקנות מחויב מעסיק לבצע את הפקדת הכספים לגוף המוסדי טרם העברת הדיווח, אלא אם מועבר דיווח על הפסקת הפקדות לעובד בלבד. נוסף על כך, מעסיק נדרש לוודא כי פרטי התשלום שהועבר לגוף המוסדי הוזנו כראוי בתוך קובץ הדיווח.
דגשים למניעת טעויות בעדכון פרטי התשלום לקופות השונות בקובץ הדיווח:
קוד אמצעי תשלום- חשוב לשים לב שקוד אמצעי התשלום שמדווח הוא באמת קוד אמצעי התשלום שמשלמים באמצעותו , לדוגמה אם מבצעים תשלום בהעברה בנקאית יש לדווח “העברה בנקאית” .
סך הפקדות מעסיק לקופה/ח.פ- סכום ההפקדה לקופה חייב להיות שווה לסכום הדיווח , אסור לבצע תשלום שאינו זהה לחלוטין לסכום הדיווח, בנוסף יש לבצע תשלום אחד עבור אותה קופה , אין לבצע מספר תשלומים לאותה קופה עבור אותו קובץ דיווח.
תאריך ערך הפקדה לקופה- שדה בעל חשיבות עצומה ( רוב הבעיות נוצרות בשדה זה) , יש לדווח בדיוק את התאריך בו הפקדתם את הכסף לקופה
מספר אסמכתא להעברת כספים- יש לעדכן את מספר האישור מהבנק/ממס”ב שקיבלתם עבור ביצוע התשלום.
פרטי חשבון בנק מעסיק- חובה לוודא שהפרטים הנ”ל מעודכנים במערכת השכר וכן זהו חשבון הבנק שהמעסיק משלם ממנו לקופות , נתקלתי בלא מעט פעמים שחשבון הבנק שמדווח אינו חשבון הבנק שממנו מבצעים את התשלומים לקופות וזה כמובן לא תקין .
פרטי חשבון קופה- חובה לוודא שהפרטים הנ”ל הם פרטי חשבון הבנק של הקופה ( מומלץ להיעזר בחברת התפעול לקבלת הנתונים העדכניים) , כמו כן יש לבצע תשלום רק לפרטי החשבון הנ”ל , הרבה מאד מהטעויות נובעות כתוצאה מתשלום לחשבון בנק שגוי או לחילופין ביצוע תשלום לחשבון בנק נכון אך דיווח לחשבון בנק שגוי ולהיפך .
לסיכום: ככל שתעבדו לפי הכללים הנ”ל כמות הכספים שלא נקלטים בתוכניות העובדים תרד בוודאות
בכתבה הבאה: לקראת סוף השנה אתייחס לאישורים עבור רו”ח שתוכלו להפיק באופן מהיר וקל .
מאת: ירון הרן – מנכ”ל עוקץ פנסיה
