לאחר לא מעט דחיות ושינויים סוף סוף גרסה 4 למבנה האחיד -ממשק מעסיקים נכנסה לתוקף ב 22/05/2022 , גרסה זו כוללת לא מעט שינויים ושיפורים וזאת במטרה לגרום לכך ששיעור הכספים שנקלטים באופן אוטומטי ישאף ל 100% וכן אופן הקליטה שלהם יהיה יותר מדויק וכך לא ייפגעו זכויות החוסכים.
בנוסף מטרה לא פחות חשובה של גרסה 4 היא לשפר את השקיפות של קליטת הכספים עבורכם המעסיקים ובכך לאפשר לכם להגיב בזמן אמת עבור כל אותם בעיות שבגינם הכספים לא נקלטו
במאמר זה אבצע סקירה קצרה איך החודשיים תחת גרסה 4 עברו ומה למדנו עד כה:
שגיאות טכניות בהפקת הקובץ האחיד מתוכנת השכר
בחודש הדיווח הראשון כ 90% מהקבצים שדווחו דרך עוקץ פנסיה נפלו כתוצאה משגיאות טכניות , בחודש הדיווח השני פחות מ 5%
הסיבות לכך ששיעור כה גבוה של קבצים נפלו בחודש הדיווח הראשון :
- לא עודכן סלולרי של איש קשר מעסיק
- לא עודכן טלפון קווי של איש קשר מעסיק
- לא עודכן נייד תקין של עובד
- לא עודכנה כתובת מייל תקינה של עובד
- דווח סכום תשלום לא בהתאם לסכום הדיווח
הסיבות לכך שבחודש הדיווח השני שיעור הקבצים שנפלו טכנית ירד מ 5% :
- כיוון שבחודש הראשון תוקנו הנתונים בתוכנת השכר אזי הם ירוצו קדימה
- פותחו בעוקץ פנסיה מנגנוני התראה לפני שהקובץ מדווח , לדוגמה אם קיים סלולר של עובד לא תקין , כאשר מעסיק מעלה את קובץ הדיווח באזור האישי שלו בפורטל עוקץ פנסיה המערכת מבצעת בדיקה באותו רגע שולחת לו התראה איזה עובדים עליו לתקן
- פותחו מנגנונים אוטומטיים , לדוגמה אם מעסיק מדווח תשלום בפועל שאינו בהתאם לדיווח ( לא תקין טכנית ) אזי המערכת מעדכנת זאת באופן אוטומטי , ככל שבאמת מעסיק שילם לא בהתאם לדיווח אזי תגיע התראה במסגרת ההיזון המסכם
לסיכום החלק הטכנית , המערכת התייצבה ואף היום ניתן להגיד בוודאות שהיא מתקדמת יותר
דיווח שלילי- בקשה להחזר תשלום על הפקדה ביתר
חשוב לשים לב!!
- הוגשה בקשה להחזר לאחר 9 חודשים ממועד הפקדת הכספים המקורית לקופה, יצרף מעסיק אישור חתום ע”י העובד במסגרתו העובד מסכים להשבת התשלום למעסיק
- במקרה בו הגשת בקשה להחזר היא בעקבות הסכם קיבוצי בו הוסכם על השבת תשלום אזי אין צורך בתצהיר עובד , יש צורך בתצהיר של הארגון היציג
נוסף שדה חדש , שדה זה לא היה קיים עד כה ומגרסה 4 אתם חייבם לדווח בדיווח השלילי את סיבת הבקשה להחזר הכספים , לא ניתן לדווח דיווח שלילי ( בקשה להחזר או בקשה לביטול תנועה ללא בקשת החזר ללא ציון סיבה )
סיבת בקשה להחזר כספים
ערכים:
- תשלום ביתר לעובד לאחר עזיבת עבודה
- סוג מוצר שגוי
- הפקדה לעובד שגוי
- הפקדה בגין חודש שכר שגוי
- תיקון טעות בחישוב השכר
- הפקדה לחברה מנהלת לא נכונה
- עובד עבר לקופת גמל אחרת
- הסכם קיבוצי
- הפקדה ביתר לרכיב
- החזר למעסיק בגין תשלום פרמיית א.כ.ע בעודף
דיווח שוטף
דיווח עובד קיים לקרן פנסיה ברירת מחדל:
שימו לב !! מדובר רק על עובד קיים לא עובד חדש
- עובד קיים של מעסיק מבקש להצטרף לקרן ברירת מחדל, בהתאם להוראות חוזר הצטרפות לקרן פנסיה או לקופת גמל יש לצרף תצהיר עובד- נספח ז
היזון מסכם
צפי לשינוי אובדן כושר עבודה
לקוחות שמתופעלים דרך עוקץ פנסיה ככל שקיימים עובדים שיש להם הפרשה לאובדן כושר עבודה אז נתקלו בהתראה הנ”ל , מדובר בהתראה מאד חשובה כיוון מגרסה 4 ניתן לדעת גם את שיעור הכיסוי עבור ביטוח אובדן כושר עבודה וככל שהעובד מבוטח בחסר יש לטפל בזה ( המיילים הנ”ל נשלחים מאיתנו לסוכני הביטוח ואתם מכותבים ) , בנוסף הקופה מחויבת לעדכן לגבי שינוי בעלות אובדן כושר עבודה לפחות 3 חודשים לפני
- שיעור כיסוי אכע
- שיעור הפרשה עתידי
- תאריך עדכון צפוי
- סיבת עדכון התעריף
פרטי סוכן הביטוח :
ככל שקיים לעובד סוכן ביטוח הקופה תדווח במסגרת ההיזון המסכם את פרטיו של סוכן הביטוח
לקוחות שמתופעלים דרך עוקץ פנסיה רובם כבר נתקלו במייל שנשלח מאיתנו ישירות לסוכן הביטוח , כלומר אם בעבר כיוון שלא היה לנו את כתובת המייל של סוכן הביטוח אזי המייל נשלח אליכם , מגרסה 4 ככל שהקופה מדווחת את כתובת המייל של סוכן הביטוח , שגיאה שהיא באחריותו נשלחת אל סוכן הביטוח ואתם , המעסיקים , מכותבים למייל זה על מנת שיהיה לכם תיעוד
- שם בעל רישיון
- כתובת דוא”ל – בעל רישיון
סטטוס חובות:
הקופה תדווח במסגרת ההיזון המסכם השוטף סטטוס חובות ככל שקיימים באותו חודש רמה של עובדים
- חודש שכר אחרון בו הועבר תשלום
- מספר חודשי חוב לעובד
- א. ככל שלא הועבר תשלום או דיווח כלשהו ביחס לאחד מעובדי המעסיק בתקופת הדיווח;
ב. ככל שלא הועבר תשלום לפוליסת א.כ.ע של עובד המשולמת על ידי המעסיק;
יובהר כי ככל שהועבר דיווח על ידי מעסיק על הפסקת ההפקדה לרבות סיבת ההפסקה (כדוגמת עזיבת עבודה/חל”ד/חל”ת) אין להעביר דיווח בבלוק זה.
כפי שניתן לראות בוצעו לא מעט שינויים ושיפורים חשובים מאד אך יחד עם זאת הצלחת הגרסה החדשה תלויה בכל אותם אנשי המקצוע ( חשבי וחשבות השכר , רו”ח , יועצי מס וכל מי שעוסק בדיווח עצמו ) שיילמדו ויתמקצעו בגרסה החדשה.
הצלחת הגרסה החדשה זה אומר קליטה טובה יותר של הכספים ולכן שמירה על זכויות החוסכים ( העובדים ) מה שיוביל בסופו של דבר ליציאה לפנסיה עם מלוא הזכויות וקצבה שתשמור על רמת חיים נאותה בשנות הפנסיה.
אנחנו בעוקץ פנסיה נמשיך לקיים הדרכות בנושא ונשמח אם תשתתפו ( אין חובה להיות לקוח בעוקץ פנסיה בשביל להשתתף , ניתן להירשם באתר עוקץ פנסיה ).
שיהיה לכולנו המשך דיווח קל ומדויק.
