בשכר 01/2019 תחול חובת הדיווח במבנה אחיד באמצעות קובץ נתונים ממוכן על כל המעסיקים במשק. כמו בכל שינוי גדול שמתרחש קיימת חשיבות עצומה לאופן ההיערכות מבעוד מועד, במאמר זה אציין מספר דגשים שיעזרו לכם לצלוח את התקופה הקרובה עם כמה שפחות בעיות.
לא מעט מעסיקים ו/או מייצגים עדיין לא מכירים את הנושא או שלא התחילו להיערך לשינוי הגדול שהולך לקרות בכל מה שקשור לדיווח במבנה האחיד.
כמו בכל שינוי גדול שמתרחש קיימת חשיבות עצומה לאופן ההיערכות מבעוד מועד, במאמר זה אציין מספר דגשים שיעזרו לכם לצלוח את התקופה הקרובה עם כמה שפחות בעיות אך אל תצפו שלא יהיה בכלל בעיות, מניסיון כ 10% מהדיווחים החודשיים אינם נקלטים באופן אוטומטי ע”י הקופות ויש לטפל בהם מול הקופות השונות עד לקליטתם הסופית.
רקע:
במסגרת תקנות הפיקוח על שירותים פיננסיים (קופות גמל) (תשלומים לקופת גמל) תשע”ד-2014 בוצע סדר בכל מה שנוגע בדיווחי המעסיק להפרשות פנסיוניות עבור עובדיו, כאשר סעיף 13 לתקנות ” דיווח שמעביר מעביד לחברה מנהלת כאמור בתקנות 3 4 ו-12 , והיזון חוזר שמעבירה חברה מנהלת למעביד כאמור בתקנות 6 עד 9 ייעשה באמצעות קובץ נתונים ממוכן ובמבנה אחיד …” הוחל תחילה על מעסיקים עם 100 עובדים ומעלה (שכר 01/2016) ובהדרגה נכנסו יתר המעסיקים, בשכר 01/2019 החובה הנ”ל תחול על כל המעסיקים במשק.
חובת המעסיק:
במידה והמשוב (היזון החוזר) העלה כי קיימות בעיות בקליטת הכספים, התיקון לחוק קובע כי על המעסיק לטפל בכלל הדיווחים השגויים והתקלות המוגדרים במבנה האחיד שהם תחת אחריותו.
התקנות מטילות את מלוא האחריות להעברת הכספים ולדיווח כאמור לקופת הגמל, על המעסיקים, לרבות הטלת עיצומים כספיים גבוהים.
שלב א- החלטה איך לדווח במבנה האחיד
1.באמצעות חברת תפעול – בדרך זו כל נושא הדיווח והבקרה מטופלים באמצעות חברת התפעול
ע”י אנשי מקצוע ממומחים בעולם הגביה במבנה האחיד (אנא ראו מאמר “היתרונות בעבודה
עם חברת תפעול פנסיוני)
2.ע”י המעסיק- בדרך זו כל נושא הדיווח והבקרה הוא בטיפולכם בלבד ועליכם לבצע זאת באופן
שוטף, כל שגיאה המוגדרת באחריות המעסיק עליכם לטפל בה מול הקופות השונות .
שלב ב- הגדרת פרטי הקופות במערכת השכר-SETUP
בשלב זה תצטרכו לאסוף את פרטי הקופות ולעדכן אותם בתוכנת השכר, שלב זה הינו שלב קריטי במידה והפרטים לא יהיו מוגדרים נכון בתוכנת השכר ( לדוגמה ח.פ וקוד באוצר שאינם תואמים , סוג קופה שאינו מתאים לח.פ וכו’) הקובץ ייפול שגוי כבר בשלב הראשוני ולא יפוצל לקופות, בנוסף אם יוגדר לעובד קופה שאינה תואמת את הקופה שלו בפועל, כספים לא ייקלטו והמעסיק יצטרך להפיק קובץ שלילי ( החזרת הכסף) וקובץ שוטף להעברה ודיווח לקופה הנכונה, כמובן שיש עוד לא מעט שגיאות שיכולות להתרחש ולכן שלב זה הוא מאד קריטי להמשך.
1.אם המעסיק התקשר עם חברת תפעול אז חברת התפעול אחראית לבדיקה מול הקופות
והפקת טבלת SETUP עם כל פרטי הקופות למעסיק על מנת שיעדכן בתוכנת השכר.
2.אם המעסיק לא התקשר עם חברת תפעול אז שלב זה מבוצע ע”י המעסיק עליו לפנות
לחברות הביטוח, סוכני הביטוח (במידה וקיימים) ולעובדים לקבלת פרטי הקופות.
שלב ג- הפקת הקובץ והדיווח
בשלב הזה המעסיק מפיק את הקובץ , יש לשים לב שאת הקובץ יש להפיק רק לאחר ביצוע התשלום בפועל
(במידה והמעסיק מבצע סליקה כספית באמצעות המתפעל אז קודם מפיקים את הקובץ) יש לעדכן בתוכנת השכר אסמכתא ותאריך ערך ואז להפיק את הקובץ
1.אם המעסיק התקשר עם חברת תפעול אז עליכם לעלות את הקובץ בפורטל של חברת
התפעול ( שימו לב אין לשלוח את הקובץ באמצעות מייל כיוון שזה לא מאובטח) התקנות
הגדירו במפורש שיש לדווח את הקובץ רק באופן מאובטח לכן חשוב מאד שהקובץ יעלה
מה DESKTOP לפורטל של חברת התפעול
2.אם המעסיק לא התקשר עם חברת התפעול עליו לעלות כל קובץ בנפרד בפורטלים של
הקופות או לחילופין לעלות במסלקה הפנסיונית (קיימת עלות )
שלב ד- קבלת היזון ראשוני (היזון טכני)
1.אם המעסיק התקשר עם חברת תפעול, עד 3 שעות לאחר שידור הקובץ יתקבל אישור
האם הקובץ עבר תקין טכני או שקיימת שגיאה בקובץ, חברת התפעול תעביר פענוח
של השגיאה ותנחה אתכם איך עליכם לתקן את הטעות, להפיק קובץ מתוקן ולעלות
אותו שוב לפורטל של חברת התפעול.
2.אם המעסיק לא התקשר עם חברת התפעול , עד 3 שעות לאחר שידור הקובץ יתקבל
אישור האם הקובץ עבר תקין טכני או שקיימת שגיאה בקובץ, עליכם לפענח את השגיאה
ולהבין איך לתקן אותה במערכת השכר, להפיק קובץ מתוקן ולעלות אותו שוב לפורטל.
שלב ה- קבלת היזון מסכם ( סטטוס קליטת הכספים)
עד 5 ימי עסקים הגופים המוסדיים מחויבים להעביר לכם הודעה לגבי סטטוס קליטת הכספים
כאשר קיימים 3 מצבים ( מ 05/2019 יהיו 4 מצבים , ארחיב על זה באחד המאמרים הבאים) :
• רשומה נקלטה (1)
• רשומה בטיפול יצרן (2)
• רשומה הועברה לטיפול מעסיק (3)
1.אם המעסיק התקשר עם חברת תפעול, חברת התפעול תבצע בקרות עבורו באופן שוטף
ועבור כל אותם כספים שלא נקלטו בתוכניות העובדים היא תפנה לקופות ו/או לסוכנים
(במידה וקיימים) על מנת לדאוג שהכספים ייקלטו בהקדם בתוכניות העובדים ולבסוף
תעדכן אתכם, במקביל תוכלו תמיד לצפות בסטטוס קליטת הכספים בפורטל של חברת
התפעול וכן בהערות של מנהל התיק ( שקיפות מלאה)
2.אם המעסיק לא התקשר עם חברת התפעול ,עליו לבצע בקרות באופן שוטף ולטפל בכל
אותם שגיאות שהוגדרו תחת טיפולו מול הקופות השונות ומול הסוכנים .
בנוסף חברת התפעול תפיק עבור המעסיק דוחות עזר ל 161 בסיום עבודה , דוח יתרות מאזן שנתיים ואישורי מס שנתיים.
לסיכום
כפי שניתן לראות מצד אחד המעבר לפורמט הדיווח הנ”ל הפך את כל העולם הפנסיוני ליותר מדויק ונכון אך מצד שני למעסיק קיימת חובה לדווח, לשלם ,לבצע בקרה ולטפל בכל אותם שגיאות שמוגדרות תחת טיפולו או לחילופין להתקשר עם חברת תפעול שתלווה אותו בעולם הסבוך הזה.
במאמר הבא אתן דגשים נוספים בדיווח במבנה האחיד.
ב 16/1/19 נקיים כנס פנסיה למעסיקים ומייצגים, במכון מופ”ת, ת”א.
ב 23/1/19 נגיע עם הכנס הזה גם לירושלים.
למידע נוסף והרשמה – ללא תשלום! – www.kariera.co.il
מאת: ירון הרן – מנכ”ל עוקץ פנסיה
