יש כאן רופא?

madars אתגר טכנולוגי גדול סיפק לנו ההסכם בין משרד האוצר לרופאים בנושא החתמת נוכחות. הזכייה במכרז, יחד עם חברת פלאפון, הציבה אתגרים רבים.

החתמת שעון נוכחות-רופאים

חברת ok2go פתרונות סלולאריים, מקבוצת עוקץ מערכות, זכתה לאחרונה במכרז שירותי בריאות כללית הקשור לנוכחות רופאים. כמו כן ספקה את הפתרון במסגרת המענה, לחשכ”ל (החשב הכללי במשרד האוצר), בו חברת פלאפון היא ספקית הסלולאר ומספקת שירותים מובילים כבר כמה שנים, ביניהם של שעון הנוכחות. ok2go הינה הספק המוביל של שעון הנוכחות ללקוחות פלאפון ובאופן טבעי היא נבחרה בפלאפון לספק את הפתרון וליוותה את התכנות במשך כמה חודשים. במכרז שירותי בריאות כללית, ניתן מענה מקיף לצרכים המיוחדים (הגדרת אזורי עבודה) והדרישות למערכת נפרדת ולאפליקציה ייחודית לרופאים במרפאות ובבתי החולים.כמו כן, ניתנה תמיכה לכל סוג מכשיר קיים במסגרת השירות הקולי 006* המחובר למפעילים הסלולאריים ומספק מיקום.

לאחר שנים רבות בהם הרופאים לא נדרשו להחתים נוכחות, ההסכם האחרון בין הרופאים למשרד האוצר הוליד הסכם חדש ובו הוסכם כי הרופאים יחתימו נוכחות. החדשות בתקשורת הציפו בעיות שונות בהן בעיות טכנולוגיות אך גם פסיכולוגיות. החתמת הנוכחות ע”י הרופאים לוותה באתגרים טכנולוגיים ונציגי הרופאים העמידו אתגרים בפני נציגי משרד הבריאות והאוצר. חברת פלאפון בשיתוף ok2go נתנה מענה לאתגרים אלו וממשיכה להעניק מענה לצרכים העולים מהשטח. יצויין, כי בשילוב כוחות עם פלאפון ומשרד הבריאות הוצגו פתרונות יצירתיים שאפשרו לנציגי האוצר לממש את רצונם.

בהסכם הייחודי הוסכם שהרופאים יקבלו אפשרות להחתים נוכחות באמצעות הטלפון הסלולארי הפרטי שלהם. בכדי לממש זאת נדרש פתרון טכנולוגי שיאפשר להם להחתים נוכחותם באמצעות דיווח טלפוני (כוכבית 006 המוכרת לעובדי השטח) או ע”י אפליקציה ייחודית.

נתקלנו בשני חסמים עיקריים: הוחלט לאפשר לרופאים להחתים נוכחות במתחם עבודה מוגדר (שטח בית חולים, מרפאה וכד’) וכן, בעקבות עקרונות ההסכם בו שומרים הרופאים על פרטיותם, הוחלט כי ההנהלה לא תוכל לקבל את מיקומי העובדים במהלך החודש אלא רק לאחר 30 יום, אחריהם יועברו הנתונים בצורת ממשק שכולל את קוד אזור העבודה (בפנים או בחוץ).

חברת ok2go הרימה את הכפפה והתאימה את המערכת למגוון הצרכים, לעשרות דגמי טלפונים סלולאריים ולטלפונים קוויים. הוגדרו מחדש אנטנות “בתוך” אזורים וקטוריים שהוגדרו כשטחי עבודה מוסכמים, תוקנו “סטיות” רבות הנובעות כתוצאה מעוצמת אנטנות או כזיהוי GPS חריג ועוד. אולם מימוש ההסכם, שהיה צפוי לתחילת ינואר, התעכב בשל בעיות תפעוליות וטכניות. היערכות הראשונית מוקדם וניסוי הכלים שבוצע אפשרו לנו לעמוד בלוחות הזמנים האגרסיביים, כך שבמקום פרק זמן של 4-6 חודשים, Ok2go העמידה את המערכת לאחר 2-3 חודשים, ואפשרה, כי כל הרופאים ידווחו החל מ 1 בפברואר 2012.

בכל התהליך הועמד צוות פיתוח, צוות בדיקה והתנהלות מול מנהלי IT בשירותי בריאות כללית ואנשי הקשר במשרד הבריאות, כולל החשב הכללי שגוייס לעניין. כל אלו עמדו בקשר רציף וביצעו את התיקונים והאפיונים הנדרשים בכל רגע נתון. מנכ”ל החברה, שמואל מדר, דיווח אישית להנהלה ולבכירי משרד הבריאות על מצב המחתימים בשטח. למרות דיווחי התקשורת על המורדים ורופאים שלא דיווחו, נראה כי במהלך השבוע הראשון רבים מהרופאים דיווחו ובבתי חולים רבים נרשמה עליה גוברת באחוז המדווחים.

עד כה נרשמו למעלה מ- 10,000 רופאים במשרד הבריאות ובשירותי בריאות כללית לשירות הסלולארי. מרבית הרופאים מחתימים בטלפון הנייד (מעל 80% מהרופאים כבר החתימו בסלולאר, חלק קטן מחתים באמצעות שעון נוכחות בקיר או גם וגם). בכל שבוע מצטרפים רופאים נוספים.
מערכת BI (בינה עסקית) הוטמעה ומאפשרת למורשים לקבל בכל רגע נתון, נתוני אמת (שבהם ישנם נתונים כלליים אך לא פרטניים לגבי רופא כזה או אחר) באיזה אמצעי דווחו, באילו בתי חולים או מרפאות, כמות המדווחים, חריגות דווח, אזורי דווח (אזורים קרובים לאזור העבודה המוגדר) ונתונים סטטיסטיים רבים. הנתונים, כאמור, דווחו בין היתר ישירות לרפרנטים במשרד הבריאות והוצגו בישיבות המעקב אחר התקדמות הדיווחים.

שיתוף הפעולה בין חברת ok2go לחברות הסלולאר, ובמיוחד עם חברת פלאפון תקשורת, איפשר לחברה לתת מענה מהיר לסוגיות שצצו בשטח, כמתחייב בהסכם ומעבר למתחייב בהסכם. יצויין שבמקרה הזה כל חברות הסלולאר נרתמו למתן מענה גם למנויים הפרטיים בכדי שיוכלו להשתמש בשירות אך לא לשלם עליו ישירות באמצעות בפתרונות יצירתיים שנמצאו, בחלקם OK2GO היא זאת שמשלמת עבורם למפעיל הסלולארי. פתרון זה הפך את התפעול לפשוט יותר עבור מערכת בעלת פריסה כה רחבה ומסועפת של בתי חולים מחד וכמות סוגי מכשירים סוגי מנויים מאידך.

כתוצאה מכך, ok2go ניצבת כיום בחזית הטכנולוגית ומאפשרת מתן פתרונות רבים. אחת הדוגמאות הינה פתרון שניתן לחברת הובלה שביקשה לסייע בזיהוי התקרבות רכביה ללקוחות החברה הפזורים בארץ. פתרון אחר ניתן לחברה המתחזקת מעליות ע”י צוותים טכניים וביקשה פתרון דווח על כניסה ויציאה מאזור הלקוח.

תיאור האפליקציה:
ניתן להחתים מכל סוג מכשיר כולל מכשיר פרטי של העובד/רופא מספר דיווחים מרכזיים. אם קיים רופא המועסק ע”י מספר בתי חולים הוא מזוהה במערכת ונפתח עבורו מסך בחירת מקום עבודה.

כמו כן הוקמה סביבה טכנולוגית של אזורים גיאוגרפיים שמהם הרופאים יכולים להחתים דיווח הנוכחות.

בהמשך, מבטיחה OK2GO, יבוצע בתיאום עם שירותי בריאות כללית ובהתאם לכללי ההסכם שיפור שיאפשר לרופאים להכניס שדה הערה בדיווח או לצפות מהאפליקציה בשעות הנוכחות שלהם.

בגרסאות האפליקציה העתידיות ניתן יהיה לדווח על היעדרויות, צפייה בדו”ח שלי, החתמת משימות וניהול צוותים שמנהלים עובדי שטח – יישומים שכבר קיימים כיום בחברה עבור הלקוחות העיסקיים שלה.