אנחנו ממש מרחק צעד קטן לשנת 2022, וכמדי שנה יהיה עלינו לאסוף לא מעט נתונים עבור השנה שעברה. בין היתר דוח יתרות פיצויים ודוח עזר ל 161..למזלנו כחלק מהקדמה הטכנולוגית שהתחוללה בשנים האחרונות, גם בעולם הפנסיוני, הפקת נתונים מדויקים, הפכה לתהליך מהיר ופשוט, יותר מתמיד. במאמר זה אסביר כמה התהליך הפך להיות פשוט ומהיר (פחות מ 30 שניות ) ויכול לחסוך לכם המון שעות עבודה וטעויות!
הפקת דוח יתרות פיצויים לסוף שנה ודוח עזר ל 161 עבור עובד שסיים לעבוד
היום בקלות ניתן לבקש יתרות פיצויים לסוף שנה עבור כל העובדים מכל הקופות וכן בקשה לדוח עזר ל 161 עבור עובד שסיים את עבודתו מכל הקופות וכל זאת בלחיצת כפתור!
היתרון כשמבקשים יתרות פיצויים מכל הקופות, זה אפשרות הגילוי של קופות נוספות בהם נשאר “זנב” של יתרות פיצויים. להבדיל מבעבר, שהדרך המקובלת היתה לבקש יתרת פיצויים רק מהקופה האחרונה שהופקדו בה כספים לעובד.
במערכת של עוקץ פנסיה, ניתן להגיש בקשה לבדיקה מלאה מכל הקופות בלחיצת כפתור אחת. המערכת שולחת באותו רגע בקשות לכ 100 קופות וכל מה שנותר זה להמתין לקבלת המייל – ולרוב המענה הוא באותו יום!
מקרה אמיתי שקרה: חשבת השכר הגישה בקשה כזו, וגילתה קופה שלא ידעה עליה עם יתרה של מאות אלפי שקלים!! זה יכול לקרות גם לכם!
מקרה נוסף שנפוץ מאוד, הוא בעת הגשת בקשה ליתרות פיצויים למאזן (סוף שנה) עבור כל העובדים וכל הקופות: מגלים שקיימת למעסיק קופה מרכזית לפיצויים (קופה שמינואר 2011 לא ניתן יותר להפקיד אליה בעקבות תיקון 3) ולכן קופות אלה לפעמים “נשכחו”, ובאמצעות הגשת בקשה במערכת של עוקץ פנסיה אתם מגלים אותן.
לרוב מדובר בקופות שהיתרות שלהם עם עשרות ואף מאות אלפי שקלים.
יתרון נוסף הוא יישור קו. כאשר מגישים בקשה ליתרות פיצויים למאזן (בסוף שנה) עבור כל העובדים וכל הקופות, לעיתים קרובות מתגלים לא מעט עובדים, שכבר עזבו לפני שנים רבות. הסיבה שהם עדיין מופיעים היא כי הסוכן, בזמנו, לא ביצע להם עזיבת עבודה כפי שצריך, או שהקופה עצמה לא עשתה זאת, וכל עוד לא תבוצע ‘עזיבת עבודה’ (אחריות של הקופה והסוכן במידה וקיים, שימו לב שהיום חובה לדווח במבנה האחיד עזיבת עבודה) – אזי יישלחו לכם מכתבי חוב בגין אותם עובדים. לכן זה אמצעי מצוין ליישר קו כיוון שכל מה שצריך זה להפיק מפורטל עוקץ פנסיה, את הדוח הנ”ל בפורמט EXCEL לציין מי עזב ובאיזה תאריך ואנחנו כבר נעביר לקופות שיעדכנו זאת אצלם.
אז איך בקשה ליתרות פיצויים לסוף שנה חוסכת זמן וטעויות?
עד היום איסוף הנתונים היה ע”י פניה לקופות, וישנם לא מעט קופות, או דרך סוכני הביטוח. כל קופה/סוכן העביר דוח שונה, חלק בפורמט EXCEL וחלק בפורמט PDF,
ואתם הייתם צרכים לחבר הכל ולסכם וכמובן לבדוק האם התקבלו כל היתרות עבור כל העובדים – כלומר בזבזתם לא מעט שעות עבודה ולא תמיד הגעתם לסיכום מדויק ..
מהיום כל מה שצריך זה פשוט ללחוץ על כפתור וזהו! מערכת עוקץ פנסיה דואגת לבצע בדיקה, שכל העובדים שדווחו בסוף שנה התקבל עבורם מענה!
(ככל שישנם עובדים שלא יתקבל עבורם מענה, המערכת מפיקה דוח מסודר של אותם עובדים ואנחנו דואגים להפיק באופן ידני).
רק לאחר קבלת כל המענים תעודכנו ואז תוכלו להפיק דוח אחד עבור כל הקופות, בפורמט EXCEL ולבצע חישובים באופן מהיר ומדויק .
קבלת פרטי קופה של עובד חדש
מעסיקים ועובדים נפגשים בשתי נקודות מאד קריטיות בכל מה שקשור לדיווח הפנסיוני, המשפיעות הן על העובד והן על המעסיק – הצטרפות של עובד חדש ועזיבת עבודה.
בצד של המעסיק
בהצטרפות של עובד חדש מדובר על ‘מרדף’ אחר עובד, שגויס לחברה, על מנת לקבל את המידע על התוכניות הפנסיוניות שיש לו, ולעדכן אותם כמו שצריך בתוכנת השכר. לרוב לעובדים אין מושג איפה התוכניות הפנסיוניות, מה שגורם לדיווח שגוי או דיווח באיחור ולכך ישנן השלכות רבות הן על עומס עבודה מצד המעסיק בביצוע תיקונים (דיווח שלילי + שוטף לקופה הנכונה), הן על תשלום של ריביות פיגורים כתוצאה מדיווח ותשלום באיחור והן על חשיפה לכך שהעובד ייכנס לאירוע ביטוחי ולא יהיה מכוסה כתוצאה מדיווח שגוי או דיווח באיחור.
בצד של העובד
כאשר עובד מצטרף לחברה הוא נשאל מהם פרטי חשבון הבנק שלו לביצוע תשלום של המשכורת ומהם פרטי הקופות שיש לו לביצוע הפרשות לקופות הפנסיוניות שלו.
עבור השאלה הראשונה – הכל ברור, כל עובד יודע את פרטי חשבון הבנק שלו.
עבור השאלה השנייה – המצב הוא הפוך, רוב העובדים פשוט לא יודעים איפה יש להם קופה פנסיונית. העובד החדש מוצא את עצמו, מנסה לאתר את פרטי הקופות שלו ולפעמים הוא מתייאש מה שגורם לכך שהוא לא מעביר את הפרטים בזמן למעסיק.
אז איך לקלוט עובד בלחיצת כפתור ?
קליטת עובד חדש
באזור האישי של המעסיק – בפורטל עוקץ פנסיה, בלחיצת כפתור 1, מגישים בקשה למידע לגבי פרטי הקופות של העובד החדש ותוך 4 ימי עסקים מקבלים את נתוני הקופות שלו.
מה כוללים הנתונים?
- תאריך הפקדה אחרון (לצורך המידע האם קופה פעילה או לא לטובת עמידה בצו הרחבה לפנסיית חובה עבור מועד ההפקדה הראשונה)
- פרטי הקופה (ח.פ, קוד באוצר)
- פרטי חשבון בנק של הקופה
- שיעור הפרשה הקיים לרכיב פיצויים (האם 8.33% או לא)
במידה והעובד החדש אומר לכם שאין לו קופה ישנן שתי אפשרויות :
- שיצטרף לקופה ויעביר לכם את פרטי הקופה באמצעות נספח ה1 (ראו מאמרים שלי בנושא טופס זה)
- במידה והעובד לא מעביר לכם נספח ה1 או לא מעביר לכם הוראות לאיזה קופה עליכם לדווח והגיע המועד בו אתם צרכים לדווח עבורו אזי יש לדווח לאחת מארבע קרנות פנסיה ברירת המחדל : מיטב דש , הלמן אלדובי ( שנה הבאה ייכנסו גם מור ואינפינטי )
פורטל עוקץ פנסיה מונגש עבורכם לקבלת דוח יתרות פיצויים לסוף שנה ודוח עזר ל 161, לקבלת פרטי קופה של עובד חדש ועוד ועוד.. הכל בעלות של שקלים בודדים לעובד. היום בכדי לעבוד חכם כבר לא צריך יותר לעבוד קשה!
בהזדמנות זו, אני מאחל לכולם שנת עסקים מוצלחת ומעבר קל מהיר ונכון לשנת 2022!
