ב 06/08/2018 פורסם חוזר מבנה אחיד להעברת מידע ונתונים בשוק החסכון הפנסיוני, במאמר זה אתייחס לסוגי השגיאות (“ליקויים”), שדה 57 SUG-SHGIHA , במבנה האחיד שהתווספו בחוזר זה וכן דגשים לסוגי שגיאות באחריות הגוף המוסדי וסוגי שגיאות באחריות המעסיק, כניסתן לתוקף של הוראות חוזר זה ביום ה 26 למאי 2019
(נכון למועד כתיבת מאמר זה , ישנו סיכוי גבוה שתהיה דחיה לכן יש לעקוב אחר הפרסומים אך בכל מקרה אני ממליץ לכל אחד ואחת מכם להיערך לגרסה 3 גם אם תהיה דחיה )
קיים לא מעט בלבול בעולם הפנסיוני ( חלק נובע מחוסר היכולת לדעת מי נמצא בצד שלכם ,המעסיקים, ומי לא ) מטרת מאמר זה לעשות סדר עבורכם , המעסיקים, איזה שגיאות הם באחריות שלכם לטפל ואיזה שגיאות הגוף המוסדי ו/או הסוכן של העובד לא יכולים “לזרוק” עליכם ועליהם לטפל בהם מול העובד.
בגרסה 3 יהיו סה”כ 85 סוגי שגיאות , השגיאות שיתווספו ו/או בוצעו שינויים בהן מודגשות (כאשר ערכים 1, 2 , 3 ו-57 אומרים שהכספים נקלטו בפוליסות של העובדים) להלן:
1 = אין שגיאה
2 = רשומה פוצלה בין פוליסות שונות (במקרה זה יציג יצרן בבלוק אופן רישום זכויות את אופן פיצול הרשומה בין כל אחת מהפוליסות)/
3 = רשומה פוצלה בין קרן חדשה מקיפה לקרן חדשה כללית (במקרה זה יציג יצרן בבלוק אופן רישום הזכויות את אופן פיצול הכספים בכל אחד מהחשבונות בקרן המקיפה ובקרן הכללית בנפרד)
4 = מספר ת.ז/דרכון לא קיים אצל יצרן (טרם העברת קוד שגיאה זה לטיפול המעסיק יוודא הגוף המוסדי כי לא הועברה אליו בקשת הצטרפות של העובד לקופת הגמל).
5 = הפוליסות/חשבונות של המבוטח אינן פעילות ואינן ניתנות לחידוש
6 = חוסר תשלום לכיסוי ביטוחי – מעסיק
7 = עודף תשלום לכיסוי ביטוחי – מעסיק
11 = ת.ז לא מתאימה לפרטים אישיים
13 = לא ניתן להשיב תשלום שהופקד ביתר – בחשבון אין כספים
14 = אחר – בטיפול מעסיק (גוף מוסדי איננו רשאי לעשות שימוש בקוד “14 = אחר” ביחס ללמעלה מ-1% מהרשומות המדווחות בקובץ היזון חוזר מסכם)
16= לא עומד בתקנה 19- לא ניתן להפקיד לרכיב תגמולי עובד ללא רכיב תגמולי מעסיק
17= לא עומד בתקנה 19- לא ניתן להפקיד לרכיב תגמולי מעסיק ללא רכיב תגמולי עובד
18= חסר ערך בשדה חובה מותנית, שם השדה מופיע בפירוט השגיאה
19= לא ניתן לדווח הפקדה לעובד במקביל לדיווח סטטוס לפיו לא הועברו הפקדות
22= הפקדה לרכיב שאינו קיים בפוליסה
23= לא עומד בתקנה 19 – לא ניתן להפקיד לרכיב פיצויים ללא תגמולי עובד ומעסיק
24= אין קופת גמל לעובד תחת המעסיק
25= אין קרן השתלמות לעובד תחת המעסיק
26= אין קרן פנסיה לעובד תחת המעסיק
27= לא ניתן להפקיד בגין חודש שכר עתידי
29= לא ניתן להשיב תשלום שהופקד ביתר – חשבון מעוקל
30= לא ניתן להשיב תשלום שהופקד ביתר לשייך / לבטל זכויות – חשבון משועבד
31= התנועה המקורית תקינה ומותאמת (עבור דיווח מתקן)
32= מספר מזהה רשומה דווח בעבר
33= תאריך בשדה “תחילת סטטוס עובד” אינו תקין
34= העמית נפטר
39= הפקדה להצעה שטרם הושלם בגינה תהליך הפקת הפוליסה/חשבון
42= אין קופת ביטוח לעובד תחת המעסיק
43= דווחה תנועה כפולה
44= דיווח לא תקין על אחוז משרה/ימי עבודה בחודש
45= אין יתרה זמינה בחשבון המעסיק לפירעון רשימת ההפקדה
46= לא ניתן לקלוט תשלום לחשבון העמית בקרן ותיקה, שכן לא דווחה תנועה לעמית יותר מ-24 חודשים
47= לא ניתן לקלוט תנועה לעמית המקבל קצבת זקנה בקרן ותיקה
48= לא ניתן לקלוט תנועה לעמית המקבל קצבת נכות מלאה
49= לא ניתן לקלוט תנועה לעמית שמשך כספים מקרן ותיקה
50= דיווח כפול על מספר זיהוי של פרטי העברת כספים
51= לא ניתן להשיב תשלום שהופקד ביתר – תנועה שלילית גדולה מהיתרה לעמית בחודש העבודה המדווח
52= אין הסכם לעמית בקרן ותיקה מול המעסיק
53= אין התאמה בין אחוז הפרשה, סכום הפרשה ושכר
54= הפקדה בגין חודש שכר קודם למועד פתיחת התכנית
55 = לא ניתן לקלוט הפקדה בשל אי השלמת מסמכים
56= דווח חשבון עו”ש שגוי להפקדת כספים
57= רשומה פוצלה במלואה לקרן חדשה כללית
58= קרן ההשתלמות של העובד חסומה להפקדות
59= שגיאה בשדה סך תשלומים פטורים
61= הפקדה דווחה לסוג קופה שגוי בחברה המנהלת
62= ספרת ביקורת שגויה
63= הפקדה לרכיב שאינו קיים בפוליסת הביטוח
64= הפקדה לרכיב שאינו קיים במוצר
66= לא ניתן להשיב תשלום שהופקד ביתר – בוצע פדיון / ניוד / השבת תשלום למעסיק
67= לא ניתן לקלוט הפקדה בשל אי השלמת מסמכים לביצוע שינויים בפוליסה
68= אין התאמה בין דיווח המעסיק לבין תנאי הפוליסה
69= לא ניתן להשיב תשלום שהופקד ביתר – חוסר בתצהיר
70= לא ניתן להשיב תשלום שהופקד ביתר – תצהיר אינו תקין
71= תגמולי עובד ותגמולי מעסיק עד 5% מהשכר נדרשים להיות זהים
72= לא ניתן להפקיד מעבר לתקרת הפקדה המוגדרת בתקנה 19
73= דיווח על סכום פטור במצטבר גבוה מסך הפקדות מתחילת שנה
74= לא ניתן לדווח על תשלום פטור לרכיב ביטוח
75= במעמד הפקדת שכיר-שוטף חובה לדווח על השכר ממנו הועברו תשלומים לקופה
76= אחר – בטיפול גוף מוסדי
77= הפוליסות/חשבונות של המבוטח אינן פעילות וניתנות לחידוש
78= בתאריך בו בוצעה ההפקדה לעובד טרם מלאו 18
79= שגיאה בהליך הפקדת הכספים אינה מאפשרת קליטת הרשומה – ראה שגיאה בשדה “סטטוס טיפול בכספים” (שדה 43)
80= בקשת העובד להתקבל כעמית/מבוטח נדחתה
81 = חוסר תשלום לכיסוי ביטוחי – עובד
82 = עודף תשלום לכיסוי ביטוחי – עובד
83 = השבת כספים יזומה מגוף מוסדי למעסיק – התראה ראשונה
84 = השבת כספים יזומה מגוף מוסדי למעסיק – התראה שנייה
85 = השבת כספים יזומה מגוף מוסדי למעסיק – השבה בפועל
נמצא ליקוי בדיווח על הפקדות תשלומים לקופות גמל , יהיה המעסיק אחראי לטיפול בליקוי שנמצא ובלבד שמקור הליקוי מופיע באחד מקודי השגיאה שבגיליון “קודי שגיאה באחריות מעסיק”
להלן קודי שגיאה באחריות המעסיק:
4 = מספר ת.ז/דרכון לא קיים אצל יצרן
5 = הפוליסות/חשבונות של המבוטח אינן פעילות ואינן ניתנות לחידוש
6 = חוסר תשלום לכיסוי ביטוחי – מעסיק
7 = עודף תשלום לכיסוי ביטוחי – מעסיק
11 = ת.ז לא מתאימה לפרטים אישיים
13 = לא ניתן להשיב תשלום שהופקד ביתר – בחשבון אין כספים
14 = אחר – בטיפול מעסיק
16= לא עומד בתקנה 19- לא ניתן להפקיד לרכיב תגמולי עובד ללא רכיב תגמולי מעסיק
17= לא עומד בתקנה 19- לא ניתן להפקיד לרכיב תגמולי מעסיק ללא רכיב תגמולי עובד
18= חסר ערך בשדה חובה מותנית, שם השדה מופיע בפירוט השגיאה
19= לא ניתן לדווח הפקדה לעובד במקביל לדיווח סטטוס לפיו לא הועברו הפקדות
23= לא עומד בתקנה 19 – לא ניתן להפקיד לרכיב פיצויים ללא תגמולי עובד ומעסיק
27= לא ניתן להפקיד בגין חודש שכר עתידי
29= לא ניתן להשיב תשלום שהופקד ביתר – חשבון מעוקל
30= לא ניתן להשיב תשלום שהופקד ביתר לשייך / לבטל זכויות – חשבון משועבד
31= התנועה המקורית תקינה ומותאמת (עבור דיווח מתקן)
32= מספר מזהה רשומה דווח בעבר
33= תאריך בשדה “תחילת סטטוס עובד” אינו תקין
34= העמית נפטר
43= דווחה תנועה כפולה
44= דיווח לא תקין על אחוז משרה/ימי עבודה בחודש
45= אין יתרה זמינה בחשבון המעסיק לפירעון רשימת ההפקדה
46= לא ניתן לקלוט תשלום לחשבון העמית בקרן ותיקה, שכן לא דווחה תנועה לעמית יותר מ-24 חודשים
47= לא ניתן לקלוט תנועה לעמית המקבל קצבת זקנה בקרן ותיקה
48= לא ניתן לקלוט תנועה לעמית המקבל קצבת נכות מלאה
49= לא ניתן לקלוט תנועה לעמית שמשך כספים מקרן ותיקה
50= דיווח כפול על מספר זיהוי של פרטי העברת כספים
51= לא ניתן להשיב תשלום שהופקד ביתר – תנועה שלילית גדולה מהיתרה לעמית בחודש העבודה המדווח
52= אין הסכם לעמית בקרן ותיקה מול המעסיק
53= אין התאמה בין אחוז הפרשה, סכום הפרשה ושכר
56= דווח חשבון עו”ש שגוי להפקדת כספים
58= קרן ההשתלמות של העובד חסומה להפקדות
59= שגיאה בשדה סך תשלומים פטורים
61= הפקדה דווחה לסוג קופה שגוי בחברה המנהלת
62= ספרת ביקורת שגויה
64= הפקדה לרכיב שאינו קיים במוצר
66= לא ניתן להשיב תשלום שהופקד ביתר – בוצע פדיון / ניוד / השבת תשלום למעסיק
69= לא ניתן להשיב תשלום שהופקד ביתר – חוסר בתצהיר
70= לא ניתן להשיב תשלום שהופקד ביתר – תצהיר אינו תקין
71= לא עומד בתקנה 19 – תגמולי עובד ותגמולי מעסיק עד 5% מהשכר נדרשים להיות זהים
72= לא עומד בתקנה 19 – הפקדה מעבר לתקרת הפקדה המוגדרת בתקנה
73= דיווח על סכום פטור במצטבר גבוה מסך הפקדות מתחילת שנה
74= לא ניתן לדווח על תשלום פטור לרכיב ביטוח
75= במעמד הפקדת שכיר-שוטף חובה לדווח על השכר ממנו הועברו תשלומים לקופה
78= בתאריך בו בוצעה ההפקדה לעובד טרם מלאו 18
79= שגיאה בהליך הפקדת הכספים אינה מאפשרת קליטת הרשומה – ראה שגיאה בשדה “סטטוס טיפול בכספים” (שדה 43)
80= בקשת העובד להתקבל כעמית/מבוטח נדחתה
83 = השבת כספים יזומה מגוף מוסדי למעסיק – התראה ראשונה
84 = השבת כספים יזומה מגוף מוסדי למעסיק – התראה שנייה
85 = השבת כספים יזומה מגוף מוסדי למעסיק – השבה בפועל
נמצא ליקוי בדיווח על הפקדות תשלומים לקופות גמל שאינו ליקוי באחריות המעסיק , יהיה הגוף המוסדי אחראי לטיפול בליקוי ולא יהיה ראשי להעביר את הטיפול בליקוי למעסיק ( כלומר לדחות את הרשומה, ערך 3 במבנה האחיד) מבלי לגרוע מהאמור גוף מוסדי יהיה אחראי על הטיפול בכל אחד מהליקויים הבאים:
1) אי פתיחת קופת גמל לעובד כתוצאה מאי מילוי המסמכים אגב הליך הצטרפות לקופה או אי
השלמת הליך חיתום רפואי;
2) אי קליטת כספים בקופת גמל קיימת של עובד המבקש להמשיך הפקדות בקופה אצל מעסיק
חדש;
3) אי התאמה בין דיווח המעסיק לבין התנאים הקבועים בפוליסה;
4) גידול בשכר או בשיעורי הפרשה שלא בהתאם לתנאי הפוליסה;
5) פיצול כספים בין פוליסות שונות של העמית באותו גוף מוסדי;
6) הפקדה לרכיב שאינו קיים בפוליסה;
7) הפקדה להצעה שטרם הושלם בגינה הליך הפקת הפוליסה;
ניתן לראות מהסעיפים הנ”ל שכל נושא הליך ההצטרפות של עובד לקופת גמל הינו באחריות העובד והגוף המוסדי , אנחנו נתקלים בלא מעט פעמים שהגוף המוסדי ו/או הסוכן של העובד מעביר למעסיק טפסי הצטרפות, הצהרות בריאות וכו’ מהלך כזה אסור ואף יכול “להכשיל” את המעסיק כיוון שהוא מנוגד לסעיף 20 לחוק הפיקוח על שירותים פיננסיים (קופות גמל), התשס”ה-2005.
נמצאו מספר ליקויים ברשומת דיווח מסוימת, שחלקם באחריות המעסיק וחלקם באחריות הגוף המוסדי, ישלים הגוף המוסדי את הטיפול בשגיאות שבאחריותו ורק לאחר מכן יסווג הליקוי כליקוי שבאחריות המעסיק.
לסיכום: מטרת המאמר היא שתוכלו להיערך לאותם שינויים חשובים מבעוד מועד ולא תופתעו במידה ושינויים אלו ייכנסו לתוקף ב 26/05/2019
בכתבה הבאה: כללים לעניין העברת מידע מבעל רישיון למעסיק ולגוף מוסדי לעניין אופן חלוקת כספים בין קופות גמל.
מאת: ירון הרן – מנכ”ל עוקץ פנסיה
פתרונות מתקדמים לתפעול פנסיוני עבור מעסיקים.
