בשכר 01/2019 תחול חובת הדיווח במבנה אחיד באמצעות קובץ נתונים ממוכן על כל המעסיקים במשק.
רקע:
במסגרת תקנות הפיקוח על שירותים פיננסיים (קופות גמל) (תשלומים לקופת גמל) תשע”ד-2014 בוצע סדר בכל מה שנוגע בדיווחי המעסיק להפרשות פנסיוניות עבור עובדיו, כאשר סעיף 13 לתקנות ” דיווח שמעביר מעביד לחברה מנהלת כאמור בתקנות 3 4 ו-12 , והיזון חוזר שמעבירה חברה מנהלת למעביד כאמור בתקנות 6 עד 9 ייעשה באמצעות קובץ נתונים ממוכן ובמבנה אחיד …” הוחל תחילה על מעסיקים עם 100 עובדים ומעלה (שכר 01/2016) ובהדרגה נכנסו יתר המעסיקים , בשכר 01/2019 החובה הנ”ל תחול על כל המעסיקים במשק.
לטובת כל אותם מעסיקים שעדיין לא התחילו לדווח בפורמט הנ”ל אנסה להסביר בצורה פשוטה במבנה של שאלות ותשובות:
מה זה קובץ נתונים ממוכן ?
קובץ שמופק ממערכת השכר , כמעט כל מערכות השכר היום יודעות להפיק את הקובץ הנ”ל ( קובץ XML)
מה הכוונה במבנה אחיד?
הכוונה היא שאם בעבר כל מעסיק היה מדווח לקופות באופן שונה ע”פ בחירותו ( PDF,אקסל וכו’) ,לא היו קיימים שדות אחידים וכל אחד דיווח בהתאם למבנה שיצא ממערכת השכר או אפילו באופן ידני , המבנה האחיד עושה סדר בנושא ולא מאפשר לדווח בצורות שונות, כולם מדווחים באופן דומה ולא ניתן לסטות מהמבנה.
איזה נתונים אני צריך כדי להפיק את הקובץ?
זה הזמן לעשות סדר במערכת השכר ולבדוק באופן מדויק איזה תוכניות יש לעובדים, להלן הנתונים הבסיסיים שחובה לקבל ( מי שמתקשר מול חברת תפעול בשירותי התפעול יקבל את הנתונים מחברת התפעול):
1. תעודת הזהות של המוצר הפנסיוני : כולל ח.פ וקוד באוצר ( קוד באוצר קיים רק עבור קרן
פנסיה/קופת גמל/קרן השתלמות)
2. פרטי חשבון של הקופה ( בנק/סניף/מספר חשבון), יש לשים לב שפרטי חשבונות הבנק
שונים ברוב בין פנסיה/גמל/השתלמות עבור ביטוח בכל הקופות הם שונים.
נתונים נוספים שמומלץ לקבל לפני : שיעורי הפרשה, שכר מדווח בפיצול בין מספר תוכניות, תשלום פטור.
מה זה היזון חוזר ראשוני?
המעסיק יקבל הודעה במקום בו הוא שידר את הקובץ , עד 3 שעות משידור הקובץ האם מבנה הקובץ תקין טכנית או לא , במידה ונתקבלה הודעה שהקובץ לא תקין טכנית על המעסיק לתקן את הקובץ ולשדר אותו שוב
מה זה היזון חוזר מסכם?
עד 5 ימי עסקים לאחר ששודר הקובץ התקין , הגוף המוסדי ידווח למעסיק על סטטוס קליטת הכספים כאשר קיימים 3 מצבים:
1. רשומה נקלטה – הכספים נקלטו בתוכנית של העובד
2. רשומה בטיפול יצרן- הגוף המוסדי עדיין לא קלט את הכספים בתוכנית של העובד
אבל זה נמצא בטיפולו.
3. רשומה הועברה לטיפול המעסיק- הכספים לא נקלטו בתוכנית העובד ובאחריות
המעסיק לטפל בשגיאה אחרת הכספים לא ייקלטו
כמה סוגי שגיאות קיימים?
57 סוגי שגיאות
מה היא חובתו של המעסיק?
במידה והמשוב (היזון החוזר) העלה כי קיימות בעיות בקליטת הכספים, התיקון לחוק קובע כי על המעסיק לטפל בכלל הדיווחים השגויים והתקלות.
התקנות מטילות את מלוא האחריות להעברת הכספים ולדיווח כאמור לקופת הגמל , על המעסיקים , לרבות הטלת עיצומים כספיים גבוהים.
מהי חברת תפעול פנסיונית?
חברת תפעול פנסיונית נותנת פתרון מושלם למעסיק לדיווח באופן ממוכן ובמבנה אחיד ועמידה בהוראות החוק.
לסיכום: חובת הדיווח באופן ממוכן ובמבנה אחיד יש בה יתרונות הן לעובד ( פרישה עם קצבה יותר מדויקת ) והן למעסיק ( אי שיוך של כספים ע”י הגוף המוסדי מחייב את הגוף המוסדי לשלוח הודעה על כך בסמוך למועד הדיווח ולא כמו בעבר שאם נשלחה הודעה היא הייתה הרבה אחרי הדיווח ולפעמים המעסיק היה צריך להשלים כספים לעובד למרות שבפועל הוא שילם לעובד).
טיפ: למעסיקים שעדיין לא התחילו לדווח במבנה האחיד יש להתחיל להיערך לכך כבר מעכשיו, מניסיון של שנת 2016 ו 2017 מי שדוחה לדקה ה 90 גם אם יעמוד בחובת הדיווח, רוב הסיכויים שיהיו לו לא מעט שגיאות בקובץ.
בכתבה הבאה אתייחס ליתרונות בעבודה עם חברת תפעול פנסיונית
מאת: ירון הרן – מנכ”ל עוקץ פנסיה
