ביום 28.2.2012 פרסמה הרשות למשפט טכנולוגיה ומידע שבמשרד המשפטים את הנחיית רשם מאגרי מידע מס’ 2/2012, העוסקת בתחולת הוראות חוק הגנת הפרטיות על הליכי מיון לקבלה לעבודה ופעילות מכוני מיון.
הפניית מועמד לעבודה לביצוע מבדקים שונים הינה מעשה הכרוך, מעצם טיבו, בפגיעה בפרטיות המועמד. פרסום הרשות כולל הנחיות מפורטות אשר נועדו להבטיח, כי הפגיעה האמורה תעשה במסגרת החוקית אותה קובע חוק הגנת הפרטיות.
הנוסח המלא של ההנחיה פורסם באתר משרד המשפטים – לחצו כאן.
שימו לב – רשם מאגרי מידע יתחיל לאכוף את ההנחיה בתוך שלושה חודשים מיום פרסומה דהיינו החל מיום 28.5.2010 – יש אפוא זמן להיערך לדברים כראוי.
כאמור, ההנחיה עוסקת במידע הנאסף בתהליך מיון של מועמד לעבודה, המופנה למבדקים במכון חיצוני כגון – מבדקי כשירות, התאמה ואישיות. בדיקות פסיכולוגיות, מבדקי בריאות מסוגים שונים וכדומה.
ניתן לחלק את הנושאים בהם מטפלת ההנחיה בכל הנוגע למעביד (בשונה מן המכון המבצע את המבדקים), לשלושה:
הסכמה מדעת של המועמד להפניה.
- 1. זכותו של המועמד לעיין בחומר הרלבנטי.
2. חובות של המעביד כמי שאוסף מידע רגיש.
3. נסקור את עיקרי ההסדר בכל אחד מן הנושאים ונציע דרכי פעולה מומלצות.
הסכמה מדעת של המועמד לביצוע הבדיקה
אם לתמצת, הרי הנחייתה המפורשת של הרשות הינה, כי נדרשת הסכמה מדעת של המועמד, להפניה למבדק האוסף מידע עליו.
על מנת לעמוד בדרישות אלו של הרשות מומלץ, כי הסכמת המועמד להפנייה למבדקים תעשה על ידי חתימתו על מסמך אשר יכיל את הפרטים הבאים:
1. הבהרה לפיה ביצוע המבדק ו/או מסירת המידע, תלויים ברצונו ובהסכמתו של המועמד.
2. הצגת המטרה אשר לשמה נדרש המבדק ומבוקש המידע. ראוי שהמסמך יבהיר, כי אין אפשרת להשיג את אותה מטרה ללא המבדק ו/או ללא איסוף המידע.
3. פירוט זהות הגורמים בארגון להם יימסר המידע.
4. הצגת טיבה של זכות העיון אשר תהיה למועמד במידע/תוצאות המבדק (נתייחס לכך בהמשך).
5. הבהרה, כי המידע ישמש את המעביד בהליך הקליטה בלבד, והצגת אופן הטיפול במידע לאחר סיום הליך הקליטה (נתייחס לכך בהמשך). מומלץ, כי המסמך האמור ימסר למועמד בפגישה בה יוצג בפניו תוכנו בעל פה וינתן לו הסבר על המפורט בו.
מומלץ, כי חתימתו של המועמד על המסמך, דהיינו מתן ההסכמה, לא תבוצע במעמד אותה פגישה אלא לאחר שהות סבירה לשקילת העניין, בפגישה נוספת, בנוכחות נציג של הארגון אשר יאשר, כי המועמד חתם בפניו לאחר שהצהיר, כי הוא מבין את המסמך ומסכים לו.
נראה לנו, כי תהליך מתן הסכמה כאמור למבדק ולאיסוף המידע, יעמוד בדרישות הרשות.
זכות העיון
עמדת הרשות הינה, כי נקודת המוצא היא, כי המועמד זכאי לקבל את תוצאות המבדק באותו היקף בדיוק כפי שמקבל המעביד מן המכון שביצע את המבדק.
עמדת הרשות היא שצמצום זכותו זו של המועמד צריכה להיעשות באופן זהיר וחריג, ורק בהתקיים וודאות קרובה לאחד מן הטעמים המעוגנים בחוק הגנת הפרטיות לכך, כגון:
1. חשש שעשוי להיגרם למועמד נזק נפשי כתוצאה מחשיפה בלתי מבוקרת לתוצאות.
2. חשש לפגיעה במהימנות של מבדקי ההתאמה כתוצאה מחשיפת שיטות הבחינה.
3. חשש לחשיפת סודות מסחריים של המכון או של המעביד.
המלצותינו בהקשר זה הן:
1. כי יבוצע על ידי הארגון תהליך מסודר להגדרת היקף זכות העיון במבדקים השונים אליהם הארגון מפנה.
2. יש לבצע תהליך זה יחד עם המכון החיצוני. נדגיש שוב – ככל שניתן יש לאפשר עיון מלא.
3. יש לשקול חלופות לצמצום מוחלט של הזכות לעיון, כגון הצגת הממצאים למועמד ביחד עם הסבר על ידי איש מקצוע וכדומה.
4. לאחר הגדרת טיבה של זכות העיון, יש להציג אותה באופן ברור למועמד במסגרת המסמך דלעיל שיחתם על ידו מבעוד מועד, כלומר קודם לביצוע המבדק.שימו לב – את העיון יש לאפשר בתוך 30 יום, ללא תשלום, למועמד או לנציג מוסמך שלו.
על פי ההנחיה יש לתת עותק צילומי של תוצאות המבדק למועמד או לאפשר לו לעיין בתוצאות ולהעתיקן בכתב יד.
חובות נוספות של המעביד
על המעביד לקבוע רשימה מוגבלת של מורשי גישה שרק הם יוכלו להיחשף לתוצאות המבדקים.
משהסתיים הליך המיון והמועמד לא נקלט לעבודה יש לבער את המידע. יחד עם זאת ניתן לאחסן את המידע, למטרות לגיטימיות כגון התגוננות מתביעות עתידיות, בארכיב נפרד המיועד לכך, אשר גישה אליו תהא מוגבלת ביותר, כגון ליועץ המשפטי של הארגון.
המעביד נחשב לבעלים של מאגר מידע.
המכון נחשב לשלוחו לצורך זה, על כל המשתמע מכך בהתאם לחוק הגנת הפרטיות (סוגיה מורכבת אשר אין אנו מרחיבים עליה כן).
שימו לב – קיימת הנחייה נוספת של הרשות, אשר פורסמה בנובמבר 2011, אשר בה יש הנחיות לגבי אופן ההתקשרות עם המכון החיצוני, העניינים שיש להקפיד, כי יהיו בחוזה עמו, דרכי הפיקוח עליו ועוד – לחצו כאן.
המלצתינו בהקשר זה הינה – לקבוע בעל תפקיד בארגון אשר יהיה אחראי על הנושא ולעגן את האמור לעיל בנוהל מסודר.
