פנסיה וגמל

חשיבות ביישום תהליך נכון כאשר עובד חדש מצטרף למקום עבודה

בשבוע שעבר פרסמה רשות שוק ההון “מסמך התייעצות עם השוק -פנסיוני 2025 ” מסמך שמטרתו להמשיך ולקדם את השיפור באופן העברת הנתונים וקליטת הנתונים בשוק הפנסיוני וזאת בהמשך לכל אותם שיפורים שבוצעו בשנים האחרונות.

אחד הנושאים החשובים שמופיעים במסמך הנ”ל הינו שיפור תהליך קליטת עובד חדש במקום העובדה בכל מה שקשור לתוכניות הפנסיוניות שלו, כאשר המטרה היא בסופו של דבר שהנתונים יעברו מהיצרן (הקופה) ישירות לתוכנת השכר וכך יימנעו לא מעט טעויות.

להן טעויות נפוצות כאשר מעסיק  מדווח ומפקיד לקופת גמל  בפעם ראשונה לעובד חדש :

  1. העובד עדיין לא סיים את תהליך ההצטרפות שלו לקופה לכן הקופה לא משייכת את הכספים עבורו
  2. מעסיק דיווח לקופה לא נכונה ( לדוגמה : מעסיק עדכן במערכת השכר את הפרטים של מגדל ביטוח במקום הפרטים של מגדל מקפת קרנות פנסיה וקופות גמל )
  3. מעסיק העביר את הכסף לחשבון בנק לא נכון (העביר לחשבון בנק של מגדל ביטוח במקום לחשבון בנק של מגדל מקפת קרנות פנסיה וקופות גמל )
  4. מעסיק מדווח לקופה הנכונה אך לא בהתאם לשיעורי ההפרשה הקיימים בתוכנית של העובד

כל 4 הטעויות הנ”ל גוררות לא מעט עבודה על מנת לבצע תיקון ,ככל שהמעסיק יעלה על הטעות בזמן אמת התיקון ידרוש זמן עבודה מינימלי וכך זכויות העובד יישמרו ,מערכת ההתראות בזמן אמת שפותחה באופן בלעדי במחלקת הפיתוח של עוקץ פנסיה, הפועלת על בסיס אלגוריתם ייחודי,  יודעת לעלות על הטעויות הנ”ל עד 7 ימי עסקים ממועד הדיווח וכך לצמצם את עבודת התיקון למינימום וכמובן לשמור על זכויות העובד .

הבעיות הנ”ל ייפתרו כאשר הנתונים יעברו מהיצרן (הקופה) ישירות לתוכנת השכר של המעסיק כולל פרטי חשבון הבנק של הקופה , כמו כן היצרן (הקופה) לא יעביר נתונים וזאת עד לסיום ההצטרפות של העובד ופתיחת הקופה.

להלן התהליך המומלץ בקבלת עובד חדש במקום העובדה :

על המעסיק לבחור אחת מארבעת קרנות הפנסיה ברירת המחדל ( מיטב דש, אלטשולר שחם , הלמן אלדובי , פסגות )

  1. יש למסור לעובד ביחד עם טופס 101 את נספח ה1 , טופס קוביות ( מצורף ) ובנוסף מומלץ להוסיף מכתב ובו לציין שזכות העובד לבחור כל קופת גמל וכן לפועל באמצעות כל בעל רישיון (סוכן/יועץ/משווק) או באופן ישיר מול הקופה אך במידה והוא לא יעביר את הטופס הנ”ל הכולל את פרטי הקופה שלו עד המועד בו הוא זכאי להפרשות ידווח עבורו לקרן הפנסיה ברירת המחדל שנבחרה ( לציין את שמה )
  2. קיבלתם את נספח ה1 מהעובד מלא וחתום יש לעדכן בהתאם בתוכנת השכר, יש לשים לב לעדכן ח.פ תקין , קוד באוצר תקין (במקרה של קרן פנסיה/קרן השתלמות/קופת גמל) , יש לשים לב לעדכן באופן תואם את שיעורי ההפרשה , במידה וקיים פיצול לדוגמה בין קרן פנסיה לביטוח מנהלים יש לעדכן בהתאם ( האם הפיצול הוא באחוזים מהשכר או לקבע גובה שכר לתוכנית מסוימת ואת היתרה לתוכנית הנוספת ), יש עדכן בפרטי חשבון בנק נכונים, אם אתם לא בטוחים אנא בקשו מחברת התפעול ( העברת כספים לחשבון לא נכון גם אם זה חשבון באותה חברה אך לא של אותה קופה תגרור לאי שיוך הכספים )
  3. לא קיבלתם את נספח ה1 והגיע המועד או לחילופין העובד ביקש שתבצעו לו הפרשות לקרן פנסיה ברירת מחדל אזי יש לדווח ולבצע תשלום לקרן פנסיה ברירת מחדל במצב כזה אין צורך בטפסי הצטרפות , הקופה תיפתח לעובד עם קבלת הדיווח + התשלום והעובד יהיה מכוסה מאותו רגע גם מבחינת חיסכון וגם מבחינת הכיסויים הביטוחים הקיימים בקרן הפנסיה המקיפה ( שארים ונכות )

לסיכום: ניתן לראות שתהליך ההצטרפות של עובד חדש למקום עובדה הינו חשוב מאד גם בהיבט של ההפרשות לפנסיה ככל שתפעלו ע”פ תהליך מסודר אזי תמנעו כך טעויות ופגיעה בזכויות העובדים, בעתיד כאשר ייכנסו השיפורים הטכנולוגיים הנוספים אזי התהליך יהיה עוד יותר פשוט ואוטומטי .

על הכותב

ירון הרן, מנכ

ירון הרן, מנכ"ל עוקץ פנסיה

www.oketz.co.il
073-2295599